Şirket yemeği planlamak çoğu ofiste tek kişinin üzerine kalır ve genellikle "nereye gidiyoruz?" sorusundan ibaret sanılır. Oysa sorunsuz bir gece altı haftalık bir takvim, net bir bütçe tablosu ve otuz küsur küçük karardır. Bu rehber mekandan bağımsızdır; hangi mekanı seçerseniz seçin kullanabilirsiniz. Sonunda yazdırılabilir kontrol listesi var.
6 haftalık zaman çizelgesi
| Hafta | Yapılacaklar | Karar |
|---|---|---|
| 6 hafta önce | Amaç (kutlama / motivasyon / bayi), tarih alternatifleri (2–3), tahmini kişi sayısı, kişi başı bütçe aralığı | Bütçe ve tarih penceresi |
| 5 hafta önce | 3 mekandan teklif; kapasite, ulaşım, otopark, teknik, iptal koşulları karşılaştırması | Mekan |
| 4 hafta önce | Kapora, proforma, satın alma onayı; menü alternatifleri ve tadım | Menü ve içecek paketi |
| 3 hafta önce | Davet ve katılım formu (diyet, ulaşım tercihi), program taslağı (konuşma, ödül, eğlence) | Program akışı |
| 2 hafta önce | Servis/ulaşım planı, oturma düzeni, görsel ve sunum dosyaları, hediye/çekiliş | Lojistik |
| 1 hafta önce | Son kişi sayısı (3 gün önce kesin), teknik prova, sahada sorumlu belirleme | Kesinleştirme |
| Etkinlik günü | Sabah kurulum, saat saat akış, kapanış ve dönüş | — |
| Sonraki hafta | Fatura kontrolü, fotoğraf paylaşımı, geri bildirim anketi | Raporlama |
Bütçe kalemleri
- Kişi başı menü (oturmalı / kokteyl / fix menü)
- İçecek paketi (alkolsüz / yerli / premium) — kişi başını en çok oynatan kalem
- Mekan kapatma farkı veya minimum harcama (varsa)
- DJ / sanatçı / sunucu
- Ek teknik (LED, ışık, fotoğraf-video)
- Dekor, masa kartı, roll-up
- Ulaşım (servis) ve konaklama
- Hediye, çekiliş, pasta
- KDV ve servis — teklifte dahil mi, ayrı mı?
Kural: toplam bütçenin yaklaşık %70'i yemek-içecek, %15'i eğlence, %15'i lojistik ve ekstralar; ekip 100 kişiyi geçince mekan kapatma oran değiştirir.
Mekan seçerken 10 soru
- Ekibin çoğunluğu nereden geliyor; kapıdan kapıya kaç dakika?
- Otopark ve vale var mı; servis aracı nereye yanaşır?
- Oturmalı kapasite ile kokteyl kapasitesi ayrı ayrı kaç?
- Ses sistemi, mikrofon ve ekran mekanda hazır mı, ek ücret var mı?
- Yemekten sonra program (DJ, dans) aynı mekanda devam edebiliyor mu?
- Alkolsüz, vejetaryen, glütensiz alternatifler fiyatı nasıl etkiliyor?
- Kapora ne kadar, kişi sayısı en geç ne zaman kesinleşiyor, iptal koşulu ne?
- Şirket faturası ve proforma düzenleniyor mu?
- Aynı gece başka grup olacak mı; ayrılmış alan ne kadar ayrı?
- Kış için kapalı-ısıtmalı, yaz için açık alan var mı?
Sık yapılan 5 hata
Kişi sayısını son güne bırakmak
Mutfak ve oturma planı 3 gün önce kilitlenmeli; sonrası fiyatı ve düzeni bozar.
Konuşmayı yemeğin ortasına koymak
Servis durur, tempo düşer. Konuşma ana yemek öncesi veya tatlı sonrası.
Ulaşımı düşünmemek
Servis dönüş saati program bitişiyle eşleşmeli; vale yoksa gece sonu taksi krizi.
Eğlenceyi menüden kısıp beklemek
Bütçeyi baştan söyleyin; menü ve program birlikte dengelenir.
Tek mekan + tek kulüp
İki mekan, iki minimum, iki ulaşım. Yemek ve partinin aynı yerde olması bütçeyi ve ekibi bir arada tutar.
Bu rehberi ZU ZU'da uygulamak
Haliç manzaralı terasımızda 20 kişilik ayrılmış masadan terasın tamamına kadar düzen, kurumsal menüler ve her akşam DJ-oryantal programı var; teklif süreci ve örnek bütçeler için Şirket Yemeği Mekanı ve Şirket Yemeği Kişi Başı Fiyat. Rehberi başka bir mekanda da kullanabilirsiniz; kontrol listesi mekandan bağımsızdır.
Planlamayı birlikte yapalım
Tarih, kişi sayısı ve bütçe aralığı; teklif aynı gün.
Sık Sorulan Sorular
Şirket yemeği ne kadar önceden planlanmalı?
Küçük ekipler için 2–3 hafta; 50+ kişi ve Aralık ayı için 6 hafta önerilir.
Kişi başı bütçeyi nasıl belirlerim?
Menü tipi, içecek paketi ve gün seçimi üç ana değişkendir; mekandan bu üçü için ayrı fiyat isteyin ve toplamı kişi sayısına bölün.
Kontrol listesini paylaşabilir miyim?
Evet; PDF mekandan bağımsızdır, ekibinizle ve başka mekanlarla paylaşabilirsiniz. Kaynak göstermeniz yeterli.